Mag een werkgever mijn online profielen en verleden screenen bij een sollicitatie?

In de huidige competitieve arbeidsmarkt willen werkgevers er zeker van zijn dat ze de juiste kandidaat aanwerven. Dit leidt vaak tot de wens om een sollicitant grondig te screenen, bijvoorbeeld door sociale media te bekijken of referenties na te bellen. Hoewel dit begrijpelijk is, mag een achtergrondonderzoek niet zomaar. De wetgeving legt strikte grenzen op om de privacy van de sollicitant te beschermen.

De juridische context: een evenwichtsoefening

Er bestaat in België geen specifieke wet die alle regels rond het screenen van sollicitanten bundelt. De toelaatbaarheid wordt beoordeeld aan de hand van een algemeen juridisch kader, dat voornamelijk steunt op drie pijlers:

1. Collectieve Arbeidsovereenkomst nr. 38 (CAO nr. 38): Deze cao regelt de werving en selectie van werknemers en benadrukt dat de persoonlijke levenssfeer van de sollicitant gerespecteerd moet worden.
2. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR): Zodra een werkgever informatie over een sollicitant verzamelt, opslaat of gebruikt, is er sprake van een ‘verwerking van persoonsgegevens’. De strenge regels van de AVG zijn dan van toepassing.
3. De Wet Private Opsporing: Deze recente wet heeft een zeer breed toepassingsgebied en kan onverwacht relevant zijn wanneer een personeelsdienst zelf onderzoek voert naar kandidaten.

Het komt er steeds op neer een evenwicht te vinden tussen het gerechtvaardigde belang van de werkgever om een geschikte kandidaat te vinden en het fundamentele recht op privacy van de sollicitant.

De regelgeving: de drie grote principes

Om dit evenwicht te bewaken, moet elk achtergrondonderzoek getoetst worden aan drie fundamentele juridische principes.

Finaliteitsbeginsel (het doel)
Het verzamelen van informatie moet een specifiek, uitdrukkelijk en legitiem doel dienen. In een aanwervingscontext is dat doel het beoordelen van de geschiktheid van een kandidaat voor een specifieke functie. Informatie die niet relevant is voor de job, mag niet worden opgevraagd of onderzocht.

Proportionaliteitsbeginsel (de methode)
De inmenging in de privacy mag niet verder gaan dan strikt noodzakelijk om het doel te bereiken. Als de werkgever de nodige informatie rechtstreeks bij de sollicitant kan verkrijgen, moet hij die weg verkiezen. Pas als er tegenstrijdigheden of onduidelijkheden zijn, kan een meer diepgaand onderzoek bij derden gerechtvaardigd zijn.

Transparantiebeginsel (de communicatie)
De sollicitant moet op voorhand duidelijk geïnformeerd worden over de mogelijkheid van een backgroundcheck. De werkgever moet meedelen welke informatie hij kan onderzoeken en waarom dit relevant is voor de functie. Dit kan bijvoorbeeld via een privacyverklaring die aan de sollicitant wordt bezorgd bij aanvang van de procedure.

Juridische analyse en duiding: de rechtsgrond onder de AVG

Het louter opvragen van informatie is één ding, maar het verwerken ervan (opslaan, noteren, delen) vereist een geldige rechtsgrond onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Voor een werkgever zijn er enkele mogelijkheden, elk met hun beperkingen:

• Toestemming: Hoewel het logisch lijkt om de toestemming van de sollicitant te vragen, is dit juridisch wankel. De Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) stelt, in navolging van Europese instanties, dat toestemming in een arbeidsrelatie zelden “vrij” is door de onevenwichtige machtsverhouding. Een sollicitant kan zich onder druk gezet voelen om toe te stemmen uit vrees de job niet te krijgen.
• Wettelijke verplichting: Voor sommige functies, zoals in de financiële sector of de bewakingsdiensten, verplicht de wet een werkgever om te controleren of de kandidaat een blanco strafregister heeft. In dat geval is de verwerking uiteraard toegestaan.
• Gerechtvaardigd belang: Dit is de meest aangewezen rechtsgrond. De werkgever kan gegevens verwerken als dit noodzakelijk is voor de behartiging van zijn gerechtvaardigd belang (bv. de goede werking van de onderneming). Dit belang moet echter worden afgewogen tegen de rechten en vrijheden van de sollicitant. Deze afweging is een feitenkwestie en zal strenger zijn naarmate de informatie gevoeliger is. Belangrijk: deze rechtsgrond kan niet worden gebruikt voor bijzondere categorieën van gegevens zoals gezondheidsinformatie, religieuze overtuiging of vakbondslidmaatschap.

Wat dit concreet betekent: praktische gevallen

Referenties checken
Een vorige werkgever contacteren mag niet zomaar. Het is sterk aanbevolen om hiervoor de expliciete toestemming van de kandidaat te vragen. Wees bovendien uiterst discreet: de huidige werkgever contacteren zonder medeweten van de sollicitant is uit den boze en kan zelfs leiden tot een schadeclaim als de sollicitant hierdoor benadeeld wordt.

Sociale media doorlichten
Een werkgever mag openbare profielen op platformen als LinkedIn, Facebook of X (voorheen Twitter) raadplegen. De redenering is dat wie informatie publiek deelt, een lagere privacyverwachting heeft. Dit betekent echter niet dat de werkgever die informatie zomaar mag verwerken (bv. screenshots opslaan, feestfoto’s delen met collega’s). Het feit dat informatie publiek is, geeft geen vrijgeleide voor hergebruik voor eender welk doel. Toegang eisen tot een afgeschermd profiel is absoluut verboden.

Vragen naar het gerechtelijk verleden
Standaard een uittreksel uit het strafregister (“bewijs van goed gedrag en zeden”) vragen, is niet toegestaan. Dit mag enkel wanneer een specifieke wet dit vereist voor de functie in kwestie. In alle andere gevallen is de GBA van oordeel dat er geen vragen over het gerechtelijk verleden gesteld mogen worden.

Vragen over loon, gezondheid en privéleven

• Loon: De toekomstige Europese Loontransparantierichtlijn, die uiterlijk in 2026 moet zijn omgezet, zal het verbieden om te polsen naar het loonverleden van een sollicitant.
• Gezondheid: Vragen over gezondheid zijn verboden, tenzij het strikt noodzakelijk is voor de beoordeling van de arbeidsgeschiktheid voor een specifieke risicofunctie (bv. via een voorafgaande gezondheidsbeoordeling door de arbeidsarts).
• Privéleven: Vragen over kinderwens, zwangerschap, afkomst of gezinssituatie zijn irrelevant en verboden, omdat ze aanleiding kunnen geven tot discriminatie.

FAQ (Veelgestelde vragen)

Vraag: Mijn socialemediaprofiel is openbaar. Mag een recruiter alles wat hij daar vindt tegen mij gebruiken?
Antwoord: Een recruiter mag een openbaar profiel bekijken. Hij mag de informatie die hij daar vindt echter niet zomaar opslaan of systematisch gebruiken in zijn beslissing, tenzij die informatie objectief relevant is voor de functie en de verwerking ervan voldoet aan de AVG-regels. Feestfoto’s uit uw studententijd zijn dat doorgaans niet.

Vraag: Moet ik mijn vorige werkgever opgeven als referentie als ik daar niet op goede voet ben vertrokken?
Antwoord: U bent niet verplicht om referenties op te geven. Als een potentiële werkgever hierop aandringt, kan u dit weigeren. Het is aan u om strategisch te kiezen welke referenties u deelt. Een werkgever mag enkel de door u opgegeven personen contacteren, en idealiter pas na uw toestemming.

Vraag: Mag een werkgever standaard een uittreksel uit het strafregister vragen?
Antwoord: Neen, absoluut niet. Dit is een wijdverspreid misverstand. Een uittreksel uit het strafregister mag enkel worden gevraagd als een wet dit expliciet vereist voor de specifieke functie waarvoor u solliciteert (bv. bewakingsagent, bepaalde functies in het onderwijs of de financiële sector).

Conclusie

Het screenen van sollicitanten is een juridisch mijnenveld. Werkgevers moeten uiterst voorzichtig zijn en elke stap toetsen aan de principes van finaliteit, proportionaliteit en transparantie. De verleiding om alle beschikbare informatie te gebruiken is groot, maar de privacywetgeving legt duidelijke en strenge beperkingen op.