Als Belgisch advocatenkantoor gespecialiseerd in IT-recht willen wij onze cliënten graag informeren over de belangrijkste juridische aspecten van hardware-overeenkomsten. Hieronder bespreken we de drie belangrijkste verwervingsmethoden: aankoop, huur en leasing van IT-hardware, met aandacht voor de specifieke kenmerken, voor- en nadelen, en belangrijke contractuele aandachtspunten van elk type overeenkomst.
Onderstaande bespreking focust op een B2B context. In een B2C context gelden er strengere regels ten aanzien van de consument, zoals naar informatieverplichtingen en garanties.
1. Algemeen
1.1 Hardware vs. software overeenkomsten
Hardware contracten zijn overeenkomsten die de voorwaarden bepalen voor het aanschaffen, leasen, installeren of onderhouden van hardware apparaten en apparatuur (denk aan desktops, laptops, tablets, servers, switches etc.). De reikwijdte, complexiteit en looptijd van dergelijke contracten variëren afhankelijk van het type hardware, de leverancier, de klant en het project.
Bij IT-contracten is het belangrijk te begrijpen dat hardware vaak niet los kan worden gezien van software. Bij aanschaf van hardware wordt meestal ook bepaalde software betrokken, vaak aangeduid als systeemsoftware. Deze software wordt meestal niet aangekocht maar in licentie of gebruik gegeven en met de hardware meegeleverd. Bij automatiseringsprojecten zullen zowel de hardware- als de softwareaspecten in één overeenkomst worden geregeld.
Als IT-manager of verantwoordelijke binnen uw organisatie moet u ervoor zorgen dat uw hardwarecontracten nauwkeurig, volledig en in overeenstemming zijn met uw technische en juridische vereisten. Het beheren van hardware-overeenkomsten brengt specifieke uitdagingen met zich mee die u niet tegenkomt bij softwarecontracten, zoals fysiek activabeheer, inventarisbeheer, technische specificaties en omgevingsfactoren.
1.2. Aankoop van hardware: voordelen en nadelen
Hardware kan worden verworven via verschillende juridische constructies: aankoop, huur, leasing of een combinatie van deze formules. Elke methode heeft specifieke kenmerken, voordelen en nadelen. De optimale keuze hangt af van de individuele situatie van de gebruiker, wat moet blijken uit een grondige opportuniteitsstudie.
De voor- en de nadelen van de aankoop van hardware zijn:
Voordelen:
- Indien het systeem langdurig in gebruik blijft, is aankoop doorgaans beduidend goedkoper dan huur
- De eigenaar heeft meer vrijheid in het gebruik en beheer van het systeem
- Na een normaal gebruik (5-7 jaar) blijft er vaak nog een herverkoop- of residuwaarde bestaan op de tweedehandsmarkt
Nadelen:
- De koper draagt zelf het risico van technologische en economische veroudering
- Aankoop vereist een aanzienlijke initiële investering
- De koper neemt een groter risico dan een huurder of leasingnemer, wiens verplichting uiteindelijk alleen de betaling van een som inhoudt
1.3. Andere belangrijke hardwarecontracten
De aankoop, huur of leasing van hardware kan ook gepaard gaan met de volgende hardware-overeenkomsten:
- Installatieovereenkomsten (hardware installation agreements – HIAs) beschrijven de voorwaarden voor het installeren van hardware, inclusief planningen, technische vereisten en acceptatieprocedures.
- Onderhoudsovereenkomsten (hardware maintenance agreements – HMAs) dekken de doorlopende ondersteuning en onderhoud van hardware na installatie, met bepalingen over reactietijden, beschikbaarheidsgaranties en vervangingen.
2. Aankoop van hardware
In een hardware koopovereenkomst (hardware purchase agreement – HPAs) voor hardware dient aandacht te worden besteed aan de volgende contractuele bepalingen over:
Definities: In het begin van het contract wordt best een aantal begrippen gedefinieerd (zoals apparatuur, programmatuur, installatie en aanvaarding) die verder in de tekst van de overeenkomst worden gebruikt. Vaak verwijzen de definities nog eens naar bijlagen met specificaties.
Prijs en betalingsvoorwaarden: Hierbij kan worden gekozen voor een vaste prijs of voor elementen die de prijs zullen bepalen. Alle kostprijselementen (leverings- en installatiekosten, belastingen, documentatie, opleiding) worden best opgenomen. Een regeling voor prijswijzigingen (zeker wanneer levering verder in de tijd ligt) is aan te bevelen.
Een redelijk voorschot bij contractondertekening (ongeveer 10%) is aanvaardbaar, alhoewel in de praktijk vaak voorschotten van 20 tot 50% worden gevraagd.
Een aanvaardbare betalingsformule kan ook de volgende zijn:
- 25% bij levering van apparatuur en systeemsoftware
- 25% bij levering van toepassingssoftware
- 25% na positieve aanvaardingstests (voorlopige oplevering)
- 25% bij eindaanvaardingstests (definitieve oplevering)
Leveringstermijn en tijdsschema: Afhankelijk van de aard van de te leveren apparatuur kan worden gekozen voor een vaste leveringsdatum, een leveringstermijn of een leveringsschema (bv. bij automatiseringsprojecten die gefaseerd verlopen). Er kunnen boeteclausules worden opgelegd wanneer de leverancier niet tijdig levert.
Aanvaardingsprocedure: Dit is een van de belangrijkste elementen van de overeenkomst. Ze moet de klant mogelijkheid bieden om de overeenstemming na te gaan tussen het bestelde en het geleverde en eventuele aanpassing mogelijk maken. Bij complexe IT-projecten is een gefaseerde aanvaardingsprocedure aangewezen.
Garantie: De overeenkomst voorziet doorgaans in een contractuele garantie dat de hardware goed werkt gedurende een aantal maanden vanaf de aanvaardingsdatum. Na deze periode blijft de leverancier de apparatuur verder garanderen tegen verborgen gebreken gedurende de hele levensduur.
Documentatie en bijstand: De leverancier dient de klant alle voor het gebruik benodigde documentatie te leveren. De leverancier dient de klant ook best bijstand te garanderen bij het het gebruik van de hardware.
3. Huur van hardware
In tegenstelling tot de koopovereenkomst die gericht is op eigendomsoverdracht, hebben huurovereenkomsten (hardware lease agreements – HLA’s) geen verdere strekking dan het verschaffen van het genot van de zaak aan de wederpartij. Het contract moet duidelijk specificeren onder welke titel de klant het systeem huurt en hoe de rechten van ongestoord gebruik en bezit worden gegarandeerd.
De soort huurovereenkomst wordt voornamelijk bepaald door de duur van de huur en de hoeveelheid gebruik waarop de huurder recht heeft:
- Overeenkomsten van onbepaalde duur: Deze voorzien ofwel in een vaste, meestal geïndexeerde som voor onbeperkt gebruik, ofwel in beperkt gebruik van een bepaald aantal uren per tijdsperiode. Voor beëindiging wordt meestal een opzegtermijn voorzien (bv. drie maanden).
- Overeenkomsten van bepaalde duur: Deze contracten met beperkt of onbeperkt gebruik lopen meestal over een jaar met een maandelijks vast bedrag en automatische stilzwijgende verlenging.
- Overeenkomsten van vergoeding per prestatie: Een minder voorkomende variant waarbij het gebruik per prestatie wordt vergoed.
Belangrijke bepalingen bij huur overeenkomsten zijn:
Prijs en betaling: De basishuurprijs wordt meestal berekend op basis van gebruik gedurende een basistijd (bv. werkdag) en is doorgaans geïndexeerd (gezondheidsindex). De verplichting tot betaling van huurprijs en andere kosten kan pas beginnen lopen bij bedrijfsklare opstelling en definitieve aanvaarding van het systeem.
Onderhoud: Vaak zijn de kosten voor onderhoud in de huurprijs begrepen. Er kan bedongen worden dat de huurprijs geen onderhoudskosten bevat en dat een afzonderlijke prijsregeling voor onderhoud en vervangstukken zal gelden.
Koopoptierecht: Het is nuttig in het contract een optierecht tot aankoop van de gehuurde configuratie op te nemen. Dit laat toe een machine of configuratie eerst te huren alvorens te beslissen tot aankoop over te gaan. De voorwaarden hiervoor moeten bij de oorspronkelijke onderhandelingen worden vastgelegd.
Back-upsysteem: De verhuurder dient te allen tijde een reservesysteem te garanderen.
4. Leasing van hardware
4.1 Juridische kwalificatie
Leasing is een meerpartijenovereenkomst waarbij de leasinggever (lessor) een bepaald investeringsgoed op specificatie van de gebruiker (lessee) koopt bij een leverancier om het vervolgens tegen betaling van huurprijs ter beschikking te stellen van de leasingnemer. Deze heeft de mogelijkheid om op het einde van de huurtijd het goed te verwerven tegen een vooraf bepaalde prijs (restwaarde).
Met leasing bedoelen we hier de ‘financiële leasing’ in de zin van het KB nr. 55 van 10 november 1967 tot regeling van het juridisch statuut van ondernemingen gespecialiseerd in financieringshuur.
Leasing is een financieringsoperatie waarbij de eigendom wordt gesplitst in:
- Juridische eigendom (voor de leasinggever)
- Economische eigendom (voor de leasingnemer)
De leasinggever fungeert als kredietverstrekker die tot zekerheid van de nakoming van de verbintenissen door de leasingnemer eigenaar blijft van het geleasede materiaal. Dit eigendomsrecht is tegenwerpelijk aan concurrente schuldeisers in geval van faillissement of andere gevallen van samenloop.
4.2 Belangrijke clausules bij leasing
Risico en kosten: Een van de essentiële kenmerken van de leasingovereenkomst is dat risico en kosten, met name die van onderhoud, aan de lessee worden overgedragen. De lessee zal aansprakelijk zijn bij diefstal, verlies of beschadiging .
Levering: Het is aan de leasingnemer om over te gaan tot ontvangst van het geleasede systeem door een ontvangstbevestiging. Verstandig is om de ontvangst uit te stellen tot de correcte inwerkingstelling van het gehele systeem. Na ontvangst zal de leasinggever de factuur van de leverancier betalen.
Huurtermijn en -prijs: De huurprijs dekt over de leasingperiode de afschrijving van de investering, interesten, administratiekosten, risico en winst van de lessor.
Aankoopoptie: Het KB nr. 55 bepaalt dat leasingovereenkomsten de lessee op het einde van het contract de mogelijkheid moeten bieden de zaak aan te kopen tegen een in het contract bepaalde prijs, die wordt geacht overeen te stemmen met de residuele waarde.
Betwistingen: Bij geschillen moet in principe de lessee zich richten tot de lessor, en deze op zijn beurt tot de verkoper/leverancier. Gezien de beperkte tussenkomst van de lessor als financier, zal deze in het contract vaak de vorderingsrechten uit de koopovereenkomst met de leverancier overdragen aan de leasingnemer.
5. Conclusie en praktische aanbevelingen
Bij de keuze tussen aankoop, huur of leasing van hardware zijn verschillende factoren van belang:
- Financiële situatie: Heeft u voldoende middelen voor een eenmalige investering (aankoop) of geeft u de voorkeur aan gespreide betalingen (huur/leasing)?
- Gebruiksduur: Hoe lang verwacht u de hardware te gebruiken? Bij langdurig gebruik is aankoop vaak voordeliger, bij korte periodes huur.
- Technologische veroudering: Hoe snel veroudert de technologie in uw sector? Bij snelle veroudering kunnen huur of leasing voordelen bieden.
- Fiscale overwegingen: Aankoop, huur en leasing worden fiscaal verschillend behandeld, wat invloed kan hebben op uw beslissing.
- Behoefte aan flexibiliteit: Huur biedt vaak meer flexibiliteit dan koop of leasing.
Voor een goede contractuele bescherming, ongeacht de gekozen methode, is het essentieel om duidelijke afspraken te maken over levering, aanvaarding, garantie, onderhoud en bijstand. Wij adviseren u graag over de voor uw situatie meest geschikte optie en de opstelling van een contract dat uw belangen optimaal beschermt.
