E-facturatie vanaf 2026: het einde van factuurbetwistingen of een nieuwe juridische valkuil?

Vanaf 1 januari 2026 wordt de gestructureerde elektronische factuur (e-factuur) de norm voor transacties tussen btw-plichtige ondernemingen in België. Deze verplichting, ingevoerd om de btw-kloof te dichten en digitalisering te bevorderen, heeft echter ook ingrijpende gevolgen voor het bewijsrecht. Waar discussies over de ontvangst van facturen waarschijnlijk zullen verdwijnen, ontstaat er een nieuw risico: het onbedoeld juridisch aanvaarden van een factuur door automatische verwerking.

Van PDF naar gestructureerde data: wat verandert er?

De wetgever heeft beslist om een algemene verplichting tot elektronische facturering in te voeren voor B2B-transacties. Het is cruciaal om te begrijpen dat een “e-factuur” in deze context niet langer een PDF-bestand is dat via e-mail wordt verstuurd.

Volgens de nieuwe definitie in het Btw-Wetboek is een gestructureerde elektronische factuur een factuur die is opgesteld, verzonden en ontvangen in een gestructureerde elektronische vorm (zoals XML) die automatische verwerking mogelijk maakt. In de praktijk zal dit doorgaans verlopen via het Peppol-netwerk (Pan-European Public Procurement Online), een beveiligd internationaal netwerk voor de uitwisseling van elektronische documenten.

De inwerkingtreding is voorzien op 1 januari 2026. Vanaf die datum hebben Belgische ondernemingen een dubbele verplichting: ze moeten e-facturen kunnen uitreiken én ze moeten in staat zijn deze te ontvangen.

Het einde van “Ik heb de factuur nooit ontvangen”

In het huidige handelsverkeer is het verweer “ik heb de factuur niet ontvangen” een klassieker in de rechtbank. Het leveren van het bewijs van verzending en ontvangst rust op de afzender en is vaak complex.

Rechtspraak accepteerde vaak een feitelijk vermoeden van verzending wanneer een factuur was opgenomen in de boekhouding van de verzender en de btw erop was afgedragen. De redenering was dat geen enkele ondernemer btw zou voorschieten aan de staat voor een factuur die hij niet daadwerkelijk verstuurd heeft om te innen. Toch bleef dit een feitenkwestie, waarbij rechters soeverein oordeelden en tegenstrijdige boekhoudingen elkaar soms neutraliseerden.

Met de komst van het Peppol-netwerk verandert dit bewijslandschap fundamenteel. Omdat elke factuur via dit netwerk wordt verstuurd, is er een digitaal spoor dat onomstotelijk bewijst:

1. Dat de factuur is verzonden.
2. Wanneer de factuur is afgeleverd in het softwarepakket van de ontvanger.

Het klassieke verweer van niet-ontvangst zal hierdoor in B2B-relaties wellicht volledig verdwijnen.

De valkuil van automatische aanvaarding

Het grootste juridische aandachtspunt voor ondernemingen schuilt echter in de verwerking van deze facturen. De wet voert een aanvaardingsplicht in: u mag een e-factuur niet weigeren louter omdat deze digitaal is. U moet technisch in staat zijn deze te ontvangen.

Hier ontstaat verwarring tussen twee concepten:

1. Technische aanvaarding: Het binnenhalen van het bestand in uw systeem.
2. Juridische aanvaarding: Het akkoord gaan met de inhoud van de factuur (de schuldvordering).

Het risico van automatisering

Veel boekhoudpakketten zullen e-facturen automatisch inboeken. Artikel 8.11, § 4 van het Burgerlijk Wetboek stelt dat een factuur die niet binnen een redelijke termijn wordt betwist, geldt als bewijs tegen de onderneming.

Wanneer uw software een inkomende Peppol-factuur automatisch verwerkt en inboekt in uw boekhouding, kan dit door een rechter worden geïnterpreteerd als een impliciete aanvaarding van de factuur. Als u nadien de factuur alsnog wilt protesteren (bijvoorbeeld omdat de goederen niet geleverd zijn of de prijs fout is), staat u juridisch zwakker omdat de factuur reeds “aanvaard” lijkt door de inschrijving in uw boeken.

Het gevaar bestaat dat ondernemers blindelings vertrouwen op de automatisering en vergeten dat de inhoudelijke controle van de factuur essentieel blijft.

De protestplicht blijft cruciaal

De digitalisering verandert niets aan de fundamentele regel van het ondernemingsbewijsrecht: wie niet akkoord is, moet protesteren.

Artikel 8.11, § 4 BW blijft onverkort van kracht. Een factuur die door een onderneming niet binnen een redelijke termijn wordt betwist, levert bewijs op van de rechtshandeling. Nu de ontvangstdatum via Peppol vaststaat, zal de “redelijke termijn” om te protesteren nog strikter kunnen worden beoordeeld. Er is geen ruimte meer voor discussie over wanneer de termijn begint te lopen.

Strategisch advies voor uw onderneming

Om juridische problemen na 2026 te vermijden, adviseren wij de volgende stappen:

1. Pas uw interne procedures aan: Zorg dat uw software e-facturen niet automatisch definitief inboekt zonder menselijke validatie. Er moet een moment van goedkeuring (“approval flow”) zijn vóór de boekhoudkundige verwerking.
2. Blijf tijdig protesteren: De techniek verandert, maar de juridische reflex moet blijven. Is een factuur onterecht? Protesteer onmiddellijk, schriftelijk en gemotiveerd.
3. Mandaat boekhouder: Indien uw externe accountant uw facturen verwerkt, maak dan duidelijke afspraken over wie de inhoudelijke controle doet. Zonder duidelijke instructies kan het inboeken door de accountant leiden tot juridische aanvaarding in uw naam.

Veelgestelde Vragen (FAQ)

Is een PDF via e-mail vanaf 2026 nog voldoende?
Nee. Vanaf 1 januari 2026 moeten facturen tussen btw-plichtigen gestructureerde elektronische facturen zijn (zoals de Peppol-standaard). Een PDF via e-mail geldt dan niet meer als een conforme factuur volgens de btw-wetgeving.

Geldt deze verplichting voor iedereen?
De verplichting geldt in principe voor alle in België gevestigde btw-plichtigen voor hun handelingen met andere btw-plichtigen. Er zijn enkele uitzonderingen, bijvoorbeeld voor ondernemingen die failliet zijn verklaard of ondernemingen die uitsluitend vrijgestelde handelingen verrichten zonder recht op aftrek (zoals bepaalde medische beroepen).

Kan ik een e-factuur weigeren?
U mag een e-factuur niet weigeren omwille van het formaat; u bent verplicht deze te kunnen ontvangen. U mag (en moet) de factuur uiteraard wel betwisten of weigeren als u niet akkoord gaat met de inhoud (bijvoorbeeld de prijs of de geleverde prestatie).

Conclusie

De overgang in België naar e-facturatie is meer dan een IT-update; het is een juridische wijziging van uw bewijspositie.