Nieuwe BELSPO-richtlijnen 2025 voor innovatieaftrek op software: wat moet je weten?

De innovatieaftrek is een belangrijk fiscaal voordeel voor Belgische bedrijven die investeren in onderzoek en ontwikkeling (O&O), met name in de softwaresector. Om ondernemingen en de fiscale administratie te ondersteunen, publiceert BELSPO (het Federaal Wetenschapsbeleid) regelmatig richtlijnen. Recent zijn de nieuwe richtlijnen voor 2025 bekendgemaakt, die enkele cruciale aandachtspunten bevatten voor softwareontwikkelaars die van de innovatieaftrek wensen te genieten of deze willen behouden.

De innovatieaftrek laat ondernemingen toe om een bepaald percentage van hun netto-inkomsten uit innovatie af te trekken van hun belastbare winst. Voor software vallen hieronder auteursrechtelijk beschermde computerprogramma’s en afgeleide werken die voortkomen uit een O&O-project of -programma. Meer algemene informatie over de innovatieaftrek kunt u nalezen op onze specifieke pagina over de innovatieaftrek.

De nieuwe BELSPO-richtlijnen voor 2025, die u kunt raadplegen op de website van BELSPO, verduidelijken een aantal procedures en inhoudelijke vereisten. Deze richtlijnen zijn het resultaat van overleg tussen BELSPO en de FOD Financiën om beide administraties beter op elkaar af te stemmen. Hieronder vatten we de voornaamste punten samen:

Belangrijk: geen wettelijke verplichting tot aanmelding

Een cruciaal punt om te begrijpen is het onderscheid tussen aanmelding en adviesaanvraag. Een aanmelding moet gedaan worden opdat BELSPO een advies kan opstellen. De adviesaanvraag is echter facultatief. Er bestaat geen wettelijke verplichting tot voorafgaande aanmelding voor de toepassing van de innovatieaftrek – de aanmelding is alleen nodig om BELSPO toe te laten om een bindend advies te verlenen.

Hoewel er geen wettelijke verplichting bestaat, is het wel sterk aanbevolen om bindend advies aan te vragen. Voor rulings betreffende software worden deze immers slechts verleend op voorwaarde van het bekomen van een positief advies. Ook indien de aftrek wordt toegepast zonder ruling is het aangewezen om bindend advies te vragen, zodat dit bij controle kan worden voorgelegd.

Wanneer advies aanvragen?

U heeft vrije keuze over het moment van adviesaanvraag: vooraf (op basis van geplande ontwikkelingen), tijdens of na de ontwikkeling van de software. Opgelet echter: indien bij voorafgaand advies wordt afgeweken van de planning kan de geldigheid ervan in vraag worden gesteld.

Toepassingsgebied nieuwe richtlijnen

De nieuwe richtlijnen zijn van toepassing op alle nieuwe aanvragen voor bindend advies, ook in dossiers waarvoor in eerdere jaren reeds positief advies is bekomen.

De aanmelding

De aanmeldingsprocedure heeft de meest ingrijpende wijzigingen ondergaan. Wat vroeger enigszins coulant werd toegepast, wordt nu strikt gehandhaafd:

  • Elk project kan slechts één keer worden aangemeld. Deze regel geldt zonder uitzonderingen en heeft gevolgen voor de praktijk. Ondernemingen die in het verleden geneigd waren om voorzichtigheidshalve meerdere aanmeldingen in te dienen voor hetzelfde project, kunnen dit niet langer doen.
  • Kopieën van eerder aangemelde projecten met beperkte wijzigingen worden beschouwd als herhalingen en komen niet in aanmerking voor het fiscaal voordeel. BELSPO hanteert hierbij een strenge toets: zelfs wanneer er sprake is van evolutie of verbetering van een bestaand project, moet de nieuwe ontwikkeling duidelijk onderscheidbaar zijn van de eerdere aanmelding.

Deze verscherping betekent dat softwareondernemingen veel nauwkeuriger moeten nadenken over de scope en timing van hun aanmeldingen. Het is cruciaal om van meet af aan een volledige en correcte aanmelding in te dienen, aangezien herstel achteraf niet mogelijk is.

Inhoudelijke aspecten

BELSPO heeft ook de kwaliteitseisen voor aanmeldingen aangescherpt:

  • Een betekenisvolle titel is vereist. Titels zoals “Project X07” of vergelijkbare codenamen worden niet langer geaccepteerd. De titel moet duidelijk maken wat de inhoud van het project is, zodat buitenstaanders kunnen begrijpen waar het project over gaat.
  • De aanmelding moet in één van de officiële talen van België gebeuren. Dit betekent Nederlands, Frans of Duits. Engelstalige aanmeldingen zijn niet toegestaan, ook al is Engels vaak de voertaal in technologische sectoren.
  • Zoveel mogelijk gebruik maken van het onlineformulier. BELSPO streeft naar digitalisering en vraagt expliciet om het onlineformulier voor innovatieaftrek software te gebruiken, omdat op die manier alle informatie optimaal wordt gebundeld.
  • Bijkomende informatie kan enkel in uitzonderlijke gevallen worden doorgestuurd. Wanneer het toch noodzakelijk is om extra documentatie te verstrekken, moet deze beknopt zijn: maximaal 5 pagina’s gestructureerde tekst of 10 slides. Algemene bedrijfsbeschrijvingen worden niet als essentieel beschouwd voor de evaluatie.

Periode van de aanmelding

Een belangrijke praktische wijziging betreft de aanbevolen duur van aanmeldingen:

  • Er wordt aangeraden de aanmeldingsperiode te beperken tot maximaal 3 jaar. Deze beperking is gebaseerd op de vaststelling dat technologische innovaties bij de ontwikkeling van computerprogramma’s een beperkte houdbaarheidsdatum hebben.
  • Na deze periode kunnen nieuwe aanmeldingen worden ingediend voor verdere ontwikkelingen, mits de inhoud duidelijk te onderscheiden is van eerdere aanmeldingen. Dit biedt ondernemingen de mogelijkheid om voort te bouwen op eerdere innovaties, zonder in conflict te komen met de regel dat elk project slechts één keer kan worden aangemeld.

Deze driejarige cyclus sluit aan bij de realiteit van softwareontwikkeling, waar technologieën en frameworks regelmatig evolueren en waar projecten vaak in fasen worden uitgevoerd.

Bewijs van aanmelding en wijzigingen

Het beheer van bewijs wordt nog belangrijker in het nieuwe systeem:

  • Het is belangrijk om bewijs te bewaren van de initiële aanmelding en eventuele wijzigingen. Dit is essentieel omdat fiscale controles achteraf plaatsvinden en de bewijslast bij de onderneming ligt.
  • Er wordt aanbevolen om zelf screenshots te maken. BELSPO kan u enkel een print van de laatste versie bezorgen, dus ondernemingen moeten zelf zorgen voor historische documentatie.
  • Een jaarlijkse actualisatie van de aanmelding is niet noodzakelijk, mits de initiële aanmelding volledig en correct is. Dit vereenvoudigt de administratieve last, maar verhoogt tegelijk het belang van een correcte eerste aanmelding.

Mogelijkheid advies voor meerdere jaren

U kunt gebruikmaken van de mogelijkheid om voor meerdere jaren samen bindend advies te vragen (maximum 3 jaar) en vermijd herhaling.

Bindend advies, loskoppeling BV-vrijstelling O&O

Een fundamentele procedurele wijziging betreft de scheiding van verschillende fiscale maatregelen:

  • Het is niet meer mogelijk om via de aanmeldingsprocedure voor de BV-vrijstelling O&O een advies voor de innovatieaftrek aan te vragen. Deze loskoppeling betekent dat ondernemingen die beide maatregelen willen toepassen, afzonderlijke procedures moeten volgen.
  • Bindende adviezen die verleend worden in het kader van de BV-vrijstelling kunnen echter wel worden gebruikt in het kader van de innovatieaftrek, mits er een duidelijk verband wordt aangetoond. De bewijslast ligt hierbij bij de onderneming om de connectie tussen beide procedures aan te tonen.

Deze wijziging vereist een meer gecoördineerde aanpak wanneer ondernemingen meerdere fiscale voordelen willen combineren.

Inhoudelijke aspecten van de adviesaanvraag

Voor ondernemingen die zekerheid willen over de kwalificatie van hun projecten, zijn er nieuwe regels voor adviesaanvragen:

  • Vermijd algemene projectomschrijvingen. Het is aanbevolen algemene beschrijvingen te vermijden, omdat deze weinig informatie geven over de technologische ontwikkelingen die hebben plaatsgevonden bij de uitvoering van het project.
  • O&O-projecten die nieuw zijn voor de onderneming, maar waarvan het resulterende computerprogramma als product al sinds enige tijd beschikbaar is op de markt, komen niet in aanmerking voor de innovatieaftrek. Deze regel verhindert dat ondernemingen fiscale voordelen kunnen claimen voor het intern ontwikkelen van technologieën die reeds algemeen beschikbaar zijn in de markt.
  • Projecten waarbij enkel esthetische wijzigingen, algemene functies of klantspecifieke aanpassingen aan bestaande software zijn gedaan, komen niet in aanmerking. BELSPO hanteert een strenge definitie van wat als “innovatie” kwalificeert. Esthetische wijzigingen, toevoegingen van algemeen gekende functionaliteiten of klantspecifieke aanpassingen van gestandaardiseerde computerprogramma’s kunnen bijvoorbeeld niet beschouwd worden als het resultaat van onderzoek of ontwikkeling.

Dossiers voorgelegd aan de Rulingcommissie

Voor complexe situaties waarbij ook fiscale rulings worden aangevraagd, gelden specifieke coördinatiregels:

  • Als de aanvraag bij BELSPO samenhangt met een rulingaanvraag bij de Rulingcommissie, dient de periode van het bindend advies afgestemd te worden op de rulingsperiode. Deze afstemming voorkomt tegenstrijdigheden tussen verschillende fiscale procedures.
  • Indien het BELSPO-advies negatief is, moet de aanvrager dit melden aan de Rulingcommissie. Een negatief advies van BELSPO leidt in principe tot het indienen van een avenant op de afgeleverde voorafgaande beslissing.

Praktische aanbevelingen

Op basis van de nieuwe richtlijnen raden we aan:

  1. Zorg voor een duidelijke en beknopte aanvraag waaruit het innovatief karakter blijkt
  2. Maak gebruik van de mogelijkheid om voor meerdere jaren samen bindend advies te vragen en vermijd herhaling
  3. Vraag in rulingdossiers bindend advies voor de periode van de ruling

Actie vereist voor uw onderneming

De nieuwe richtlijnen van BELSPO voor 2025 benadrukken het belang van een zorgvuldige en correcte aanpak bij de aanvraag en het beheer van de innovatieaftrek voor software. Het is cruciaal om ervoor te zorgen dat uw softwareprojecten correct zijn aangemeld en voldoen aan alle gestelde criteria om (verder) in aanmerking te komen voor dit belangrijke fiscale voordeel.

Heeft u na het lezen van deze bijdragen vragen over de innovatieaftrek voor uw softwareprojecten, of wenst u begeleiding bij de aanmeldingsprocedure of de interpretatie van deze nieuwe richtlijnen? Aarzel dan niet om contact op te nemen met ons kantoor. Onze gespecialiseerde advocaten staan u graag bij met juridisch advies op maat.


Joris Deene

Advocaat-partner bij Everest Advocaten

Contact

Vragen? Advies nodig?
Neem contact op met Advocaat Joris Deene.

Telefoon: 09/280.20.68
E-mail: joris.deene@everest-law.be

Topics