Wat mag uw ex-werkgever doen met uw professionele e-mail en gsm na uw vertrek?

Het einde van een arbeidsovereenkomst roept vaak praktische vragen op, zeker in een digitale wereld. Een van de meest voorkomende is: wat gebeurt er met mijn professioneel e-mailaccount en gsm-nummer? De Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) heeft hierover reeds een aantal uitspraken gedaan (lees onze eerdere blog). De kern van de zaak is dat uw ex-werkgever niet alleen uw mailbox maar volgens een recente uitspraak ook uw gsm-nummer niet onbeperkt actief mag houden; hij moet onmiddellijk na uw vertrek actie ondernemen, een tijdelijke en beperkte overgangsperiode instellen en daarna de gegevens definitief verwijderen.

De feiten: een ontslagen bestuurder en een open mailbox

In een beslissing van 7 oktober 2025 (nr. 158/2025) boog de Geschillenkamer van de GBA zich over een klacht van een voormalig gedelegeerd bestuurder. De samenwerking met zijn werkgever werd beëindigd op 8 februari 2021. Meer dan vijf maanden later, op 15 juli 2021, stelde de bestuurder vast dat zijn professioneel e-mailaccount nog steeds actief was. Hij had geen enkele informatie gekregen over het verdere gebruik ervan. Ook zijn professioneel gsm-nummer bleef in gebruik door de ex-werkgever.

De bestuurder vroeg om de accounts af te sluiten en zijn persoonlijke berichten te wissen. De werkgever reageerde laconiek, stelde dat de mailbox “spoedig” zou worden afgesloten en dat het gsm-nummer eigendom was van het bedrijf. Dit gebrek aan actie leidde tot een klacht bij de GBA.

De beslissing van de Gegevensbeschermingsautoriteit

De GBA oordeelde dat de werkgever de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) op meerdere punten had geschonden. De redenering van de GBA biedt een helder stappenplan voor elke werkgever.

De basisprincipes van de AVG zijn hierbij de basis:

1. Doelbinding (art. 5.1.b AVG): Persoonsgegevens mogen enkel verzameld worden voor een specifiek, rechtmatig doel. Een professioneel e-mailadres dient om de werknemer in staat te stellen zijn functie uit te voeren. Zodra de tewerkstelling stopt, verdwijnt dit doel. Het account actief houden is dus in principe onwettig.
2. Minimale gegevensverwerking (art. 5.1.c AVG): De verwerking moet beperkt blijven tot wat noodzakelijk is. De volledige mailbox openhouden is niet minimaal.
3. Opslagbeperking (art. 5.1.e AVG): Gegevens mogen niet langer bewaard worden dan nodig voor het oorspronkelijke doel.

Op basis van deze principes stelt de GBA een duidelijke “gouden regel” voor:

• Uiterlijk op de dag van vertrek moet de werkgever de mailbox deactiveren en een automatisch antwoord instellen. De werknemer moet hierover vooraf geïnformeerd worden.
• Dit bericht moet de afzender informeren dat de persoon niet langer werkzaam is en de contactgegevens van een vervanger of een algemeen e-mailadres vermelden.
• Deze maatregel geldt voor een redelijke periode, in principe één maand. Afhankelijk van de verantwoordelijkheden van de ex-werknemer kan dit verlengd worden tot maximaal drie maanden, mits de werknemer hiervan op de hoogte is gebracht of ermee instemt.
• Na deze overgangsperiode moet het e-mailaccount en de inhoud definitief verwijderd worden.

De GBA benadrukte dat ditzelfde principe geldt voor het professionele gsm-nummer. Het argument dat het abonnement op naam van het bedrijf staat, is irrelevant. Het gebruik van het nummer is onlosmakelijk verbonden met de persoon van de werknemer, waardoor alle communicatie via dat nummer als persoonsgegevens wordt beschouwd.

Juridische analyse en duiding

De kern van deze uitspraak ligt in de rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens, zoals bepaald in artikel 6 van de AVG. Tijdens de arbeidsovereenkomst is de rechtsgrond duidelijk: de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG). Op het moment dat de werknemer vertrekt, vervalt deze rechtsgrond.

De werkgever kan zich voor een korte overgangsperiode beroepen op een andere rechtsgrond: het gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG). Dit belang is de continuïteit van de onderneming garanderen, door ervoor te zorgen dat belangrijke e-mails niet verloren gaan. De GBA stelt echter duidelijke grenzen aan dit belang. Het instellen van een automatisch antwoord is een proportionele maatregel die dit belang dient. Het volledig openhouden van de mailbox en het potentieel lezen van alle inkomende (en oude) e-mails is dat absoluut niet.

In deze zaak had de werkgever geen enkele geldige rechtsgrond meer na het vertrek van de bestuurder. Bovendien gaf hij geen passend gevolg aan het verzoek tot gegevenswissing (het “recht om vergeten te worden” uit artikel 17 AVG). De uiteindelijke sanctie was een berisping. De GBA legde geen boete op omdat de vennootschap in kwestie geen operationele activiteiten meer uitvoerde en in vereffening was, waardoor een boete haar doel voorbij zou schieten.

Wat dit concreet betekent

Voor de werkgever:

• Beleid is cruciaal: Ontwikkel een standaard offboarding-procedure die de regels van de GBA volgt. Leg vast wie verantwoordelijk is voor het deactiveren van accounts.
• Communiceer helder: Informeer de vertrekkende werknemer schriftelijk over de stappen die u zult nemen met zijn/haar e-mail en gsm.
• Handel onmiddellijk: Configureer op de laatste werkdag de automatische reply en blokkeer de toegang voor de ex-werknemer (tenzij anders overeengekomen voor een overdracht).
• Respecteer de termijn: Hou de periode met het automatisch antwoord zo kort mogelijk (één maand is de norm) en verwijder het account daarna permanent. Documenteer de datum van verwijdering.

Voor de werknemer:

• Ken uw rechten: Uw ex-werkgever mag uw mailbox niet zomaar open laten staan. U heeft het recht op deactivering en uiteindelijke verwijdering.
• Wees proactief: Bespreek de overdracht van uw mailbox en de activering van een automatisch antwoord tijdens uw exitgesprek.
• Stel in gebreke: Als u merkt dat uw account onrechtmatig actief blijft, stuur dan een aangetekende brief naar uw ex-werkgever waarin u verwijst naar uw rechten onder de AVG en vraagt om onmiddellijke actie.
• Dien klacht in: Krijgt u geen gehoor, dan kunt u, net als de klager in deze zaak, een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

FAQ (Veelgestelde vragen)

Hoe lang mag de automatische e-mail ingesteld blijven?
De standaardperiode is één maand. Enkel in specifieke gevallen, bijvoorbeeld bij een hoge functie met veel externe contacten, kan dit verlengd worden tot maximaal drie maanden, op voorwaarde dat u hierover bent geïnformeerd of uw toestemming heeft gegeven.

Mag mijn ex-werkgever mijn oude e-mails lezen?
Dit is een zeer gevoelige kwestie. De aanbeveling is dat de werkgever, indien nodig om de continuïteit te waarborgen, de inhoud van de mailbox recupereert vóór het vertrek van de werknemer en bij voorkeur in diens aanwezigheid. Ongelimiteerde toegang na het vertrek is een zware inbreuk op de privacy.

Wat met het gsm-nummer dat op naam van het bedrijf staat?
Volgens de GBA maakt het niet uit wie de eigenaar is van het abonnement. Zodra het nummer structureel door u gebruikt wordt, is het een persoonsgegeven en geniet het de bescherming van de AVG. Ook hier moet het gebruik na uw vertrek onmiddellijk worden stopgezet.

Conclusie

De regels over het beheer van professionele communicatiemiddelen na een ontslag zijn duidelijk en streng. Een werkgever moet transparant en proactief handelen om de privacy van zijn voormalige werknemers te respecteren. Het onbeheerd laten van een mailbox of gsm-nummer is een duidelijke inbreuk op de AVG, met alle mogelijke sancties van dien. Zowel werkgevers als werknemers doen er goed aan zich bewust te zijn van deze regels om discussies en juridische procedures te vermijden.