Mag een werkgever een geolokalisatiesysteem installeren in een bedrijfswagen?

Ja, maar… De installatie van een geolokalisatiesysteem in een bedrijfswagen is in principe toegestaan wanneer dit kadert binnen de behartiging van een gerechtvaardigd belang van de werkgever. Dit bevestigde de Geschillenkamer van de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) in een beslissing van 25 maart 2025 (nr. 61/2025), waarin de GBA uitspraak deed over een klacht van een werknemer die zich verzette tegen de installatie van zo’n systeem in zijn bedrijfswagen.

Wat was het probleem?

De werknemer betwistte dat zijn werkgever een geolokalisatiesysteem in zijn bedrijfswagen kon installeren zonder dat dit uitdrukkelijk in zijn arbeidsovereenkomst vermeld stond, en zonder mogelijkheid om het systeem buiten de werkuren uit te schakelen. De wagen werd immers ook privé gebruikt. De werkgever stelde zich op het standpunt dat de maatregel gerechtvaardigd was omwille van logistieke en administratieve efficiëntie.

Wat oordeelt de GBA?

De Geschillenkamer volgt het standpunt dat een gerechtvaardigd belang bestaat wanneer de geolokalisatie dient voor de optimalisatie van de werkverplaatsingen, kostenbeheersing (zoals brandstof), sluitende urenregistratie, of het leveren van bewijs aan klanten (§21). Belangrijk is dat de werkgever enkel gegevens tijdens de werkuren raadpleegde (§26), wat als noodzakelijk en proportioneel werd beschouwd (§33).

Toch wees de GBA op enkele kritieke tekortkomingen:

1. Doelbinding: hoewel het geolokalisatiebeleid sprak over logistieke doeleinden, bleek uit de feiten dat de werkgever in hoofdzaak controle uitoefende op de gepresteerde werkuren. Deze controle werd niet als dusdanig gecommuniceerd aan de werknemers, wat een schending is van het doelbindingsbeginsel (artikel 5.1 b) AVG) (§38).
2. Transparantie: het beleid bevatte vage of tegenstrijdige formuleringen over de doeleinden, vermeldde niet-exhaustieve gegevenscategorieën (“et cetera”) en geen bewaartermijnen. Ook de rechtsgrond werd onvoldoende duidelijk omschreven. De GBA kwalificeerde dit als een schending van de transparantieverplichtingen van artikelen 12, 13 en 14 AVG (§§47-50).
3. Best practices: het systeem registreerde locatiegegevens ook buiten de werkuren, ook al had de werkgever daar geen toegang toe. De GBA beschouwde dit als disproportioneel, en stelde dat het deactivatie buiten werkuren mogelijk moet zijn. Idealiter moet de werknemer dit zelf kunnen doen, al is dit geen strikte verplichting, maar wel een “best practice” (§43).

Besluit

De werkgever beschikte over een gerechtvaardigd belang, en de verwerking werd binnen de werkuren als proportioneel beoordeeld. Maar wegens een gebrek aan transparantie en onduidelijkheid over de precieze doeleinden, kreeg de werkgever een berisping opgelegd.

Praktische tips voor werkgevers

• Wees volledig en duidelijk over de doeleinden van de verwerking.
• Vermijd vage termen als “et cetera” bij het opsommen van de verwerkte gegevens.
• Bepaal en communiceer de bewaartermijnen van de gegevens.
• Overweeg om werknemers toe te laten het systeem zelf te (de)activeren.
• Documenteer het gebruik van geolokalisatie expliciet in een bijlage bij de arbeidsovereenkomst.