Mag een werkgever een inzageverzoek beantwoorden met “kom de stukken hier ter plaatse inkijken”?

Een werknemer vraagt een kopie van zijn eigen prestatiefiches op grond van zijn inzagerecht. De werkgever weigert niet uitdrukkelijk, maar nodigt hem uit om de documenten ter plaatse in te komen kijken, op afspraak. Volstaat dat? In een beslissing van 6 mei 2026 (nr. 97/2026) oordeelt de Geschillenkamer van de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) van niet: een uitnodiging tot inzage op kantoor is geen geldig antwoord op een verzoek om een kopie, en de werkgever kon zich evenmin op het beweerde buitensporige karakter van het verzoek beroepen.

De feiten

De klager is technicus bij een onderneming. Vanaf 10 mei 2021 vroeg hij herhaaldelijk een kopie van zijn prestatiefiches over de periode van 10 mei 2016 tot 10 mei 2021 — handgeschreven weekfiches met daarop zijn verplaatsingen, interventies en gepresteerde uren. Hij wilde nagaan of de uren die hij zelf had ingevuld, overeenstemden met wat zijn werkgever uiteindelijk had geboekt en uitbetaald.

De werkgever bezorgde hem op die dag één enkele fiche en verwees hem voor het overige naar een procedure: maak een afspraak, minstens zeven werkdagen vooraf, om de fiches ter plaatse op de zetel in te kijken. De klager herhaalde zijn verzoek, onder meer per aangetekend schrijven op 17 januari 2022 met uitdrukkelijke verwijzing naar de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR). De werkgever bleef bij zijn standpunt en bezorgde nooit de gevraagde kopieën.

Op 27 juli 2023 diende de klager klacht in bij de GBA. Na een procedure op tegenspraak, een prima facie-beslissing en behandeling ten gronde sprak de Geschillenkamer haar beslissing uit.

De beslissing

De Geschillenkamer besluit dat de onderneming de artikelen 12.2, 12.3, 12.4, 15.1 en 15.3 AVG heeft geschonden, geeft haar een berisping en beveelt haar binnen de maand alsnog een kopie van alle prestatiefiches te bezorgen. Geen geldboete. Drie afzonderlijke vragen liggen aan die conclusie ten grondslag.

Was het inzageverzoek voldoende duidelijk?

De werkgever voerde aan dat het verzoek nooit precies genoeg was om er gevolg aan te geven. De Geschillenkamer verwerpt dat. Al de eerste vraag van 10 mei 2021 kon worden uitgelegd als een verzoek tot inzage en kopie in de zin van de artikelen 15.1 en 15.3 AVG. Dat de werkgever er meteen op reageerde door één gecorrigeerde fiche te bezorgen en een procedure voor te stellen, toont aan dat hij de strekking ervan had begrepen. De latere vraag van 17 januari 2022, geformuleerd door de raadsman met verwijzing naar de AVG, nam elke resterende dubbelzinnigheid weg.

De Geschillenkamer leidt daaruit af dat de werkelijke reden voor het uitblijven van een antwoord niet een gebrek aan duidelijkheid was, maar de werklast die de werkgever vreesde. Had er werkelijk twijfel bestaan over de draagwijdte, dan had de werkgever die moeten ophelderen op grond van zijn faciliteringsplicht uit artikel 12.2 AVG.

Kon de werkgever het verzoek als buitensporig weigeren?

De werkgever beriep zich op het kennelijk ongegronde of buitensporige karakter van het verzoek (artikel 12.5 AVG), wegens de aanzienlijke werklast: de fiches waren geklasseerd per dag en niet per werknemer, verspreid over tientallen mappen. De Geschillenkamer wijst dat af. Artikel 12.5 AVG is een uitzondering die restrictief moet worden uitgelegd; de bewijslast rust op de verwerkingsverantwoordelijke.

Zij verwijst naar het arrest Brillen Rottler (HvJ 19 maart 2026, C-526/24 – zie ook onze blog over deze uitspraak): zelfs een eerste verzoek kan buitensporig zijn, maar enkel bij aangetoond rechtsmisbruik, dat een objectief en een subjectief element vereist. Geen van beide is hier vervuld. De fiches waren ontstaan in de normale uitvoering van de arbeidsrelatie, en het verzoek strekte er precies toe de juistheid van de gegevens te controleren. Verwijzend naar het arrest Österreichische Datenschutzbehörde (HvJ 9 januari 2025, C-416/23) en het arrest FT (HvJ 26 oktober 2023, C-307/22) bevestigt de Geschillenkamer bovendien dat de betrokkene zijn verzoek niet hoeft te motiveren. Het volume — ongeveer 250 fiches, duidelijk identificeerbaar — was beperkt, en een loutere werklast die voortvloeit uit het eigen archiveringssysteem maakt een verzoek niet buitensporig.

Was een uitnodiging tot inzage ter plaatse een geldig antwoord?

Neen. Het verzoek betrof de afgifte van een kopie in de zin van artikel 15.3 AVG, niet een tijdelijke raadpleging. Verwijzend naar het arrest CRIF (HvJ 4 mei 2023, C-487/21) herhaalt de Geschillenkamer dat het recht op kopie een getrouwe en begrijpelijke reproductie van alle gegevens veronderstelt, in een vorm waarover de betrokkene vrij en duurzaam kan beschikken. Door de klager te verplichten zelf de fiches te komen identificeren en kopiëren, verschoof de werkgever een last die op hem rustte naar de betrokkene, in strijd met de faciliteringsplicht van artikel 12.2 AVG. Bovendien had de werkgever nooit een formele, gemotiveerde weigering meegedeeld zoals artikel 12.4 AVG vereist, noch de verlenging van de termijn ingeroepen die artikel 12.3 AVG toelaat.

Juridische analyse en duiding

Geen algemeen recht op kopie van alle documenten

De kern van deze beslissing ligt in het onderscheid tussen het inkijken van gegevens en het verkrijgen van een kopie ervan. Sinds het CRIF-arrest staat vast dat artikel 15.3 AVG geen autonoom recht is, maar de modaliteit waarmee het inzagerecht wordt uitgeoefend. Daarbij is het belangrijk te benadrukken wat dat arrest níét zegt: het verleent geen algemeen recht op een kopie van volledige documenten. De betrokkene heeft recht op een getrouwe en begrijpelijke reproductie van zijn persoonsgegevens; de afgifte van uittreksels of zelfs volledige documenten is enkel verplicht voor zover die onontbeerlijk is om hem zijn rechten daadwerkelijk te laten uitoefenen.

Die onontbeerlijkheidstoets verklaart waarom een verwerkingsverantwoordelijke in veel gevallen mag volstaan met een overzicht van de verwerkte persoonsgegevens. De Afdeling bestuursrechtspraak van de Nederlandse Raad van State leidt daar in vaste rechtspraak uit af dat het verstrekken van een kopie van het document waarin de persoonsgegevens voorkomen, niet steeds noodzakelijk is, zolang met de gekozen vorm het controledoel van artikel 15.3 AVG wordt bereikt (ECLI:NL:RVS:2020:2559). Het hof van beroep van Parijs ging in dezelfde lijn nog verder: een werknemer kan het inzagerecht niet aanwenden om een integrale kopie van zijn beroepsmailbox af te dwingen wanneer de afgifte van die documenten niet onontbeerlijk is (CA Paris (Pôle 6, ch. 2) 18 december 2025, nr. 25/04270).

Tegen die achtergrond is deze bslissing geen breuk, maar een toepassing van diezelfde toets op feiten die het andere uiterste raken. De Geschillenkamer stelt terecht vast dat enkel de handgeschreven brondocumenten de klager toelieten de boeking van zijn uren te controleren, zodat de afgifte ervan hier wél onontbeerlijk was. Een loutere consultatie ter plaatse of een geïnformatiseerd overzicht volstond niet, precies omdat net die brondocumenten het voorwerp van de controle vormden.

Eenzelfde maatstaf, een ander resultaat dan in de bankzaak

Dat de onontbeerlijkheidstoets in beide richtingen werkt, blijkt uit de vergelijking met een eerdere beslissing van de Geschillenkamer. In haar beslissing 08/2026 van 26 januari 2026 had een bank een inzageverzoek beantwoord met een overzicht van de verwerkte persoonsgegevens, maar weigerde zij kopieën van de openingscontracten te bezorgen. Ook daar paste de Geschillenkamer de CRIF-logica toe: in beginsel volstaat een overzicht, tenzij het brondocument onontbeerlijk is om de rechtmatigheid van de verwerking te controleren — wat bij een contract dat de verwerkingsgrond zelf vormt, het geval was. Wij bespraken die beslissing eerder uitvoerig in onze bijdrage over de vraag of u kopieën van contracten moet bezorgen en bewaren. De parallel is verhelderend: niet de aard van het document is doorslaggevend, maar de vraag of de betrokkene zonder dat document zijn controlerecht effectief kan uitoefenen.

Voor de praktijk betekent dit dat de stelling “wie om een kopie vraagt, krijgt een kopie” moet worden genuanceerd. Het juiste uitgangspunt is dat de verwerkingsverantwoordelijke de getrouwe reproductie van de persoonsgegevens verschuldigd is, en de brondocumenten daarbovenop enkel wanneer die onontbeerlijk zijn. Dat de Geschillenkamer in deze zaak6 tot afgifte van alle fiches besluit, is dus geen automatisme, maar het gevolg van de bijzondere bewijsfunctie van die fiches.

De werklast als verweer: streng beoordeeld, maar niet irrelevant

Opvallend is hoe de Geschillenkamer de werklast tweemaal, en verschillend, weegt. Bij de beoordeling van het buitensporige karakter telt ze niet: onder verwijzing naar de richtsnoeren 01/2022 van de EDPB bevestigt de Geschillenkamer dat tijd en moeite op zich een verzoek niet buitensporig maken, zeker niet wanneer de last voortvloeit uit een zelfgekozen archiveringswijze. Het inzagerecht kent geen algemeen proportionaliteitsvoorbehoud.

Bij de keuze van de corrigerende maatregel keert diezelfde werklast echter terug, ditmaal in het voordeel van de werkgever: een administratieve geldboete bovenop een bevel tot conformiteit zou volgens de Geschillenkamer onevenredig zijn, gelet op de interne middelen die de uitvoering al zal vergen. Dat is een verdedigbare, maar niet vanzelfsprekende redenering. Een omstandigheid die irrelevant is voor het bestaan van de inbreuk, wordt zo alsnog relevant voor de sanctie. Het toont dat de proportionaliteitstoets bij de sanctiekeuze ruimer is dan de strikte toets onder artikel 12.5 AVG.

Brillen Rottler binnengehaald, maar omgekeerd toegepast

Interessant is dat de Geschillenkamer het zeer recente Brillen Rottler-arrest aangrijpt — een uitspraak waarin het Hof van Justitie de deur opent voor het weigeren van zelfs een eerste inzageverzoek wegens misbruik. Waar dat arrest doorgaans wordt gelezen als een versterking van de positie van de verwerkingsverantwoordelijke, gebruikt de Geschillenkamer het hier net om de strenge bewijslast te onderstrepen. Het misbruikcriterium vereist een objectief én een subjectief element, en de loutere vrees voor een latere claim volstaat niet. De beslissing illustreert dat Brillen Rottler geen vrijgeleide is: het verlegt de discussie naar de intentie van de betrokkene, een element dat de verwerkingsverantwoordelijke ondubbelzinnig moet aantonen.

Wat betekent dit concreet?

Voor werkgevers en andere verwerkingsverantwoordelijken. Een inzageverzoek beantwoorden met een uitnodiging tot raadpleging ter plaatse is geen veilige weg. Wie binnen de maand geen kopie kan of wil bezorgen, beschikt over duidelijke alternatieven die de AVG zelf aanreikt: de antwoordtermijn met twee maanden verlengen mits gemotiveerde kennisgeving binnen de maand (artikel 12.3 AVG), een formeel gemotiveerde weigering meedelen met vermelding van het klachtrecht (artikel 12.4 AVG), of zich beroepen op de rechten van derden (artikel 15.4 AVG). Stilzitten of de last naar de betrokkene verschuiven is de enige optie die zeker tot een inbreuk leidt. Wie een buitensporig karakter wil inroepen, doet er goed aan dat tijdig en gemotiveerd te doen — niet pas in de procedure voor de Geschillenkamer.

Let op de gegevens van derden. De prestatiefiches bevatten ook klantgegevens. De Geschillenkamer wijst erop dat het zomaar laten inkijken van de mappen de klager zou blootstellen aan persoonsgegevens van derden, in strijd met artikel 15.4 AVG. Het is precies aan de verwerkingsverantwoordelijke om vooraf de relevante stukken te lichten en, waar nodig, de gegevens van derden te anonimiseren — niet om die taak op de betrokkene af te wentelen. Wie een kopie bezorgt, denkt dus best op voorhand na over gerichte anonimisering.

Voor werknemers en betrokkenen. Het inzagerecht is een krachtig instrument, ook in een arbeidscontext en zelfs wanneer er een geschil loopt. U hoeft uw verzoek niet te motiveren, en de werkgever kan u niet verplichten de stukken enkel ter plaatse in te kijken. Formuleer uw verzoek schriftelijk, vermeld dat u een kopie wenst op grond van artikel 15.3 AVG, baken de periode en de documenten af, en bewaar uw correspondentie — die bewijst zowel de datum als de duidelijkheid van uw vraag.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Mag mijn werkgever weigeren een kopie te geven omdat het te veel werk is?
In de regel niet. Dat het opzoeken en kopiëren van documenten tijd en moeite kost, maakt een inzageverzoek op zich niet buitensporig in de zin van artikel 12.5 AVG, zeker niet wanneer die last het gevolg is van de manier waarop de werkgever zijn dossiers zelf heeft geordend. Enkel bij aangetoond rechtsmisbruik kan een verzoek geweigerd worden, en de bewijslast daarvan ligt zwaar bij de werkgever.

Moet ik uitleggen waarom ik mijn persoonsgegevens opvraag?
Neen. Het Hof van Justitie heeft herhaaldelijk geoordeeld dat een betrokkene zijn inzageverzoek niet hoeft te motiveren. Zelfs wanneer u de gegevens wil gebruiken voor een ander doel — bijvoorbeeld een geschil met uw werkgever — blijft het recht op een eerste kopie overeind.

Volstaat het dat ik de documenten ter plaatse mag komen inkijken?
Neen, wanneer u uitdrukkelijk om een kopie hebt verzocht. Het recht op kopie houdt in dat u een getrouwe reproductie van uw gegevens ontvangt in een vorm waarover u vrij en duurzaam kunt beschikken. Een loutere uitnodiging tot raadpleging op kantoor beantwoordt dat verzoek niet.

Conclusie

De beslissing bevestigt een eenvoudig maar vaak miskend principe: wie om een kopie van zijn persoonsgegevens vraagt, heeft recht op een kopie — niet op een uitnodiging om langs te komen. De werklast die de verwerking meebrengt en de wijze waarop documenten worden bewaard, zijn problemen van de verwerkingsverantwoordelijke, niet van de betrokkene. Tegelijk toont de zaak dat een werkgever wél geldige uitwegen heeft, op voorwaarde dat hij ze tijdig en correct gemotiveerd bewandelt.