Het invorderen van een onbetaalde factuur van een consument

Een consumentenfactuur die onbetaald blijft, is een herkenbaar en frustrerend scenario voor elke ondernemer. De onzekerheid over de te nemen stappen, de toegestane kosten en de juridische risico’s is groot. Een foute aanpak kan niet alleen de invordering bemoeilijken, maar ook leiden tot zware financiële sancties, inclusief het verlies van de volledige schuldvordering.

De wet van 4 mei 2023, die Boek XIX “Schulden van de consument” in het Wetboek van Economisch Recht (WER) invoegde, heeft de spelregels voor de invordering van consumentenschulden in België fundamenteel gewijzigd. Deze wet vervangt de oude wet van 20 december 2002 en introduceert een strikt, dwingend stappenplan dat geen ruimte laat voor improvisatie. Hieronder legen wij de procedure, de financiële plafonds en de zware sancties helder en praktisch uit.

De nieuwe spelregels: een overzicht van Boek XIX WER

Om de strikte regels van Boek XIX correct toe te passen, is het essentieel om de achterliggende doelstellingen van de wetgever te begrijpen. De wet is geen loutere aanpassing, maar een paradigmaverschuiving die de vroegere contractvrijheid vervangt door een dwingend procedureel keurslijf. De focus verschuift van wat partijen overeenkomen naar wat de wet oplegt. Ondernemingen kunnen niet langer enkel vertrouwen op hun algemene voorwaarden; het volledige invorderingsproces moet actief worden aangepast aan dit wettelijk stramien.

De drieledige doelstelling van de wetgever

De wetgever balanceert op een dun koord tussen drie, soms tegenstrijdige, doelstellingen:

1. Consumentenbescherming: Het primaire doel is de consument, die als economisch zwakkere partij wordt beschouwd, te beschermen tegen een schuldenspiraal. Vóór de wet werden consumenten vaak geconfronteerd met onredelijke schadebedingen en onbeperkte invorderingskosten die de oorspronkelijke schuld aanzienlijk deden oplopen.
2. Rechten van de onderneming: De wet wil de onderneming niet het recht ontzeggen op een “faire vergoeding” voor de geleden schade door wanbetaling. Het biedt een duidelijk en voorspelbaar kader van wat wel en niet kan, wat ook voor ondernemingen rechtszekerheid creëert.
3. Juridische harmonisatie: De wet creëert een uniform en algemeen toepasselijk kader voor alle sectoren, waar voorheen versnipperde, sectorale regels bestonden.

Toepassingsgebied: voor wie en voor wat?

De regels van Boek XIX zijn van toepassing op iedere betalingsachterstand van een consument aan een onderneming. Dit toepassingsgebied is zeer breed:

• Personen: Het geldt voor elke B2C-relatie. Voor B2B-relaties blijft de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties van kracht.
• Schulden: Het omvat zowel contractuele schulden (bv. aankoop van goederen, aannemingswerken) als reglementaire of wettelijke schulden (bv. parkeerretributies, onbetaalde vervoersbewijzen). De wet is enkel van toepassing op geldschulden, niet op waardeschulden.

Structuur van de wet: twee logische fasen

Boek XIX is logisch opgedeeld in twee titels die de twee fasen van het invorderingsproces weerspiegelen:

• Titel 1: Betaling van schulden door consumenten aan ondernemingen: Regelt de gevolgen van de laattijdige betaling zelf. Dit zijn de stappen die de schuldeiser-onderneming zelf moet ondernemen.
• Titel 2: Minnelijke invordering van schulden van de consument: Regelt de minnelijke invorderingsactiviteit. Dit zijn de regels voor derden die worden ingeschakeld, zoals incassobureaus, advocaten of gerechtsdeurwaarders.

Een kritische kanttekening is de wettelijke definitie van “minnelijke invordering”. De wet omschrijft dit als elke handeling om betaling te verkrijgen, met uitzondering van de invordering op basis van een reeds verkregen uitvoerbare titel (bv. een vonnis). Een scherpe juridische analyse toont aan dat dit impliceert dat de dagvaarding zelf – de handeling om een uitvoerbare titel te verkrijgen – technisch gezien onder de definitie van “minnelijke invordering” valt. Dit leidt tot de absurde en onwerkbare conclusie dat een gerechtsdeurwaarder die een dagvaarding betekent, eerst een gratis herinnering zou moeten sturen en bij de betekening een brief zou moeten afgeven die stelt dat het geen gerechtelijke procedure is. Deze juridische onzorgvuldigheid, overgenomen uit de oude wet, creëert een reëel risico op procedurefouten en nietigverklaringen.

Fase 1: De eerste stappen na een onbetaalde factuur (Titel 1)

Dit is de meest cruciale fase voor elke ondernemer. De stappen die de onderneming zélf moet zetten onmiddellijk na de vervaldag van een factuur, zijn strikt gereglementeerd. Fouten in deze fase hebben onmiddellijke en verstrekkende gevolgen.

Stap 1: De verplichte eerste gratis herinnering

Voordat enige kost, interest of schadevergoeding mag worden aangerekend, moet de onderneming een eerste herinnering sturen die volledig kosteloos is voor de consument. Deze herinnering, die verstuurd moet worden op een duurzame drager (bv. papier, e-mail, sms), geldt juridisch als een ingebrekestelling.

De herinnering moet, op straffe van sancties, verplicht en minimaal de volgende gegevens bevatten, zoals bepaald in artikel XIX.2 WER:

1. Het verschuldigde saldo en het bedrag van het schadebeding dat geëist zal worden na de wachttermijn.
2. De naam of benaming en het ondernemingsnummer van de schuldeiser-onderneming.
3. Een beschrijving van het product of de dienst die de schuld heeft doen ontstaan, alsook de datum van opeisbaarheid. De loutere vermelding van een factuurnummer volstaat hierbij niet.
4. De termijn waarbinnen betaald moet worden om de toepassing van het schadebeding te vermijden.

De cruciale wachttermijn van 14 dagen

Na het versturen van de gratis herinnering start een verplichte wachttermijn van minstens 14 kalenderdagen. Pas na het verstrijken van deze termijn mag de onderneming het contractuele schadebeding toepassen. De berekening van de startdatum van deze termijn is cruciaal en verschilt naargelang de verzendwijze:

• Bij verzending per post: De termijn van 14 dagen start op de derde werkdag na de dag van verzending. Werkdagen zijn alle dagen behalve zondagen en wettelijke feestdagen.
• Bij elektronische verzending (bv. e-mail): De termijn start op de kalenderdag die volgt op de dag van verzending.

De bewijslast voor de correcte verzending, de inhoud van de herinnering en het respecteren van de wachttermijn ligt volledig bij de onderneming.

Stap 2: Het toepassen van interesten en een schadebeding

Indien de consument na de wachttermijn van 14 dagen nog steeds niet heeft betaald, mag de onderneming de contractueel voorziene verwijlinteresten en forfaitaire vergoeding toepassen. Dit kan echter enkel binnen de strikte wettelijke plafonds die zijn vastgelegd in artikel XIX.4 WER.

• Plafond voor verwijlinteresten: De interestvoet mag niet hoger zijn dan de referentie-interestvoet bepaald in de Wet Betalingsachterstand bij Handelstransacties.
• Plafond voor forfaitaire vergoeding: De wet voorziet een getrapt systeem gebaseerd op het openstaande saldo. De bedragen zijn bedoeld om zowel de verwijlinteresten als alle kosten van de minnelijke invordering te dekken.

De maximale forfaitaire vergoeding kan als volgt worden samengevat :

Verschuldigd saldo	Maximale forfaitaire vergoeding	Berekeningswijze
Lager dan of gelijk aan 150 euro	20 euro	Vast bedrag
Tussen 150,01 euro en 500 euro	30 euro + 10% op de schijf boven 150 euro	Bv. bij schuld van 300 euro: 30 + 0,10 x (300 – 150) = 45 euro
Hoger dan 500 euro	65 euro + 5% op de schijf boven 500 euro	Bv. bij schuld van 1.000 euro: 65 + 0,05 x (1.000 – 500) = 90 euro
Absoluut maximum	2.000 euro	De totale vergoeding mag nooit meer dan 2.000 euro bedragen

Het is van kapitaal belang te beseffen dat deze plafonds geen ‘veilige haven’ vormen. De algemene regels over onrechtmatige bedingen uit Boek VI van het WER blijven onverkort van toepassing. Dit betekent dat een schadebeding dat de wettelijke plafonds van Boek XIX respecteert, nog steeds door een rechter als onrechtmatig kan worden beschouwd als het, in de specifieke context van de overeenkomst, “duidelijk niet evenredig is aan het nadeel dat door de onderneming kan worden geleden” (art. VI.83, 24° WER). Ondernemingen kunnen dus niet blindelings de maximale bedragen in hun algemene voorwaarden opnemen; een proportionaliteitstoets blijft noodzakelijk.

Voor overeenkomsten die een regelmatige levering van goederen of diensten inhouden (bv. abonnementen), geldt bovendien een specifieke regeling. De eerste drie herinneringen per kalenderjaar moeten gratis zijn. Vanaf de vierde wanbetaling in datzelfde jaar mag voor bijkomende herinneringen een kost van maximaal 7,50 euro (plus portokosten) worden aangerekend. Dit legt een aanzienlijke administratieve last op ondernemingen met abonnementsmodellen, die per klant en per jaar het aantal wanbetalingen en verstuurde herinneringen moeten opvolgen.

Fase 2: De minnelijke invordering door een professional (Titel 2)

Wanneer de onderneming een externe partij inschakelt – een advocaat, gerechtsdeurwaarder of incassobureau, door de wet een ‘schuldinvorderaar’ genoemd – treden de regels van Titel 2 in werking.

Verificatieplicht en formele ingebrekestelling

De schuldinvorderaar mag niet blindelings handelen. De wet legt hem twee cruciale startverplichtingen op:

1. Verificatieplicht: Vooraleer enige actie te ondernemen, moet de schuldinvorderaar controleren of de door de schuldeiser gevorderde bedragen (interesten en schadebeding) de wettelijke plafonds van artikel XIX.4 respecteren. Hij wordt zo de ‘poortwachter’ van de wet en draagt een medeverantwoordelijkheid voor de fouten van zijn opdrachtgever. Dit verhoogt de druk op de schuldeiser om de regels van Fase 1 perfect na te leven.
2. Formele ingebrekestelling: De schuldinvorderaar moet een eigen, formele ingebrekestelling sturen. Deze moet voldoen aan een uitgebreide lijst van negen verplichte vermeldingen (art. XIX.7 WER), die veel verder gaat dan de eerste herinnering. Cruciale elementen zijn onder meer:
   • De identiteit van de oorspronkelijke en eventuele nieuwe schuldeiser.
   • De contactgegevens van de toezichthoudende autoriteit (FOD Economie).
   • Een precieze en gedetailleerde uitsplitsing van de gevorderde bedragen.
   • De procedure om de schuld te betwisten.
   • De mogelijkheid om betalingsfaciliteiten aan te vragen.
   • Indien de invorderaar een advocaat, ministerieel ambtenaar of gerechtelijk mandataris is, de expliciete, vetgedrukte vermelding in een afzonderlijke alinea: “Deze brief betreft GEEN dagvaarding voor de rechtbank of beslag. Het gaat niet om een procedure van gerechtelijke invordering.“.

Na deze ingebrekestelling start een tweede wachttermijn van 14 kalenderdagen. Indien de schuldeiser Fase 1 heeft overgeslagen, moet de schuldinvorderaar deze alsnog doorlopen voordat hij aan Fase 2 kan beginnen. Dit creëert een dubbele wachtperiode die het invorderingsproces structureel vertraagt, een factor waarmee rekening moet worden gehouden in de cashflowplanning.

De rechten van de consument: opschorting van de invordering

De consument kan de invordering na de ingebrekestelling van de schuldinvorderaar verder laten opschorten in drie specifieke gevallen, zoals geregeld in artikel XIX.9 WER:

1. Verzoek om een afbetalingsplan: De invordering wordt geschorst tot er een beslissing is. Als de schuldinvorderaar of schuldeiser niet binnen 30 dagen reageert, stoppen de verwijlinteresten met lopen tot er een beslissing wordt genomen.
2. Gemotiveerde betwisting van de schuld: Dezelfde regeling als bij het verzoek om een afbetalingsplan is van toepassing.
3. Aanvraag schuldbemiddeling of collectieve schuldenregeling: De invordering wordt geschorst tot er een beslissing is, of voor een maximale termijn van 45 kalenderdagen.

Praktische beperkingen op de invorderingsactiviteit

De wet legt ook strikte praktische beperkingen op:

• Huisbezoeken (art. XIX.10 WER): Huisbezoeken zijn verboden tussen 22:00 en 08:00 uur. De bezoeker moet zich bij aanvang identificeren en een document afgeven met alle details van de schuld. Dit document moet bovenaan, in een afzonderlijk kader en in vetgedrukte letters, vermelden dat het om een minnelijke invordering gaat en dat de consument niet verplicht is het bezoek te ondergaan en er op elk moment een einde aan kan stellen.
• Telefonische oproepen (art. XIX.11 WER): Eveneens verboden tussen 22:00 en 08:00 uur.
• Kosten (art. XIX.13 WER): De schuldinvorderaar mag nooit enige vergoeding voor zijn eigen tussenkomst aanrekenen aan de consument. Zijn vergoeding moet volledig van zijn opdrachtgever, de schuldeiser, komen.

De zware sancties: wat als de regels niet worden gevolgd?

De gevolgen van niet-naleving van Boek XIX zijn buitengewoon zwaar. De sancties hebben een duidelijk bestraffend en afschrikwekkend karakter en gaan veel verder dan louter herstel van de gemaakte fout.

Sanctie 1: Automatische vrijstelling van het schadebeding

Bij niet-naleving van de regels rond de eerste gratis herinnering (art. XIX.2), de maximale bedragen (art. XIX.4) of het verbod op invordering bij derden (art. XIX.5), is de consument van rechtswege vrijgesteld van de betaling van het volledige schadebeding (zowel de interesten als de forfaitaire vergoeding). De term ‘van rechtswege’ is cruciaal: de sanctie treedt automatisch in, zonder dat een rechterlijke uitspraak nodig is. De onderneming verliest onherroepelijk haar recht op enige vergoeding voor de laattijdige betaling.

Sanctie 2: De ‘dubbele’ sanctie van terugbetaling én kwijtschelding

Dit is de zwaarste en meest gevreesde sanctie in de wet, vastgelegd in artikel XIX.14 WER. Indien een betaling wordt verkregen in strijd met een reeks cruciale artikelen (o.a. XIX.2, XIX.4, XIX.7, XIX.10), kan de rechter een dubbele sanctie opleggen:

1. De betaling wordt beschouwd als een geldige betaling van de schuld. De consument is dus bevrijd ten aanzien van de schuldeiser.
2. Het ontvangen bedrag moet volledig worden terugbetaald aan de consument door diegene die de betaling heeft ontvangen (de schuldeiser of de schuldinvorderaar).

Het nettoresultaat is draconisch: de consument krijgt zijn geld terug én zijn schuld wordt kwijtgescholden. De onderneming verliest niet alleen het schadebeding, maar de volledige hoofdsom. Dit punitieve karakter is een opmerkelijke trendbreuk in het Belgische privaatrecht en onderstreept het afschrikwekkende effect dat de wetgever beoogt.

Het gebruik van het woord “kan” in de wettekst geeft de rechter een discretionaire bevoegdheid. Dit is een verbetering ten opzichte van de oude, automatische sanctie, omdat het de rechter de mogelijkheid biedt om de sanctie te nuanceren bij een loutere kleine procedurefout. Dit creëert echter ook rechtsonzekerheid: ondernemingen weten op voorhand niet hoe een rechter een specifieke fout zal beoordelen. Zelfs kleine fouten kunnen zo een existentiële bedreiging vormen voor de vordering, wat pleit voor een ‘zero tolerance’ beleid ten aanzien van procedurefouten.

De rol van de rechter: het risico van ambtshalve toepassing

Hoewel Boek XIX puur Belgisch recht is en dus niet onder de Europese verplichting tot ambtshalve toepassing valt, is de kans zeer reëel dat Belgische rechters de regels, met name rond de schadebedingen (art. XIX.4), toch ambtshalve zullen toepassen. De redenering is dat de rechter, op basis van de door de eiser aangevoerde feiten (de overeenkomst, de gevorderde bedragen), verplicht is de dwingende rechtsregels toe te passen. Een rechter zal dus allicht zelf controleren of de plafonds gerespecteerd zijn, ook wanneer de consument (bijvoorbeeld bij verstek) geen verweer voert.

Veelgestelde vragen over Boek XIX WER

Geldt dit ook voor mijn oude contracten?

Ja, met een belangrijke nuance. De wet kent een gefaseerde inwerkingtreding. Sinds 1 september 2023 geldt de wet voor alle nieuwe overeenkomsten. Sinds 1 december 2023 is de wet ook van toepassing op bestaande overeenkomsten (gesloten vóór 1 september 2023) van zodra er een nieuwe betalingsachterstand ontstaat. Voor schadebedingen in die oude contracten die de nieuwe plafonds overschrijden, geldt een overgangsregeling: ze worden niet automatisch nietig verklaard, maar door de rechter verminderd tot de wettelijke maxima, tenzij het beding sowieso al onrechtmatig was (bv. niet wederkerig).

Wat als een consument slechts een deel van de factuur betaalt?

De regels van Boek XIX zijn van toepassing op “iedere betalingsachterstand”, dus ook op een gedeeltelijke niet-betaling. De plafonds voor de forfaitaire vergoeding worden berekend op het nog verschuldigde saldo, niet op het oorspronkelijke factuurbedrag.

Mag voor de vierde herinnering in een jaar wel een kost worden aangerekend?

Ja, maar enkel bij overeenkomsten voor regelmatige levering van goederen of diensten (bv. abonnementen). Voor de eerste, tweede en derde wanbetaling binnen één kalenderjaar is elke herinnering gratis. Vanaf de vierde wanbetaling mag voor bijkomende herinneringen een kost van maximaal 7,50 euro plus de op dat moment geldende portokosten worden aangerekend (art. XIX.2, § 2 WER).

Conclusie

Boek XIX WER is meer dan een nieuwe wet; het is een dwingend procedureel handboek voor de invordering van consumentenschulden in België. De nadruk ligt op een strikte, chronologische naleving van de stappen, waarbij geen enkele fase mag worden overgeslagen. Zelfs kleine procedurefouten kunnen leiden tot disproportioneel zware financiële sancties, waaronder het verlies van de volledige schuldvordering.

Een proactieve aanpak is daarom essentieel. Ondernemingen kunnen het zich niet veroorloven te wachten tot ze geconfronteerd worden met een betwisting. Het is cruciaal om nu de algemene voorwaarden, de standaard aanmaningsbrieven en het interne invorderingsproces te analyseren en te updaten om volledige conformiteit met de wetgeving te garanderen.

---